lunes, 13 de agosto de 2012
lunes, 16 de julio de 2012
Antecedentes
LithoPress es una
litografia familiar fundada en 1997 atendiendo principalmente a la
industria farmaceútica, cosmética y alimenticia con materiales de
empaque y etiquetas.
Cadena de Valor
Los procesos de apoyo se
componen por los departamentos de: Finanzas, Contabilidad, Logistica,
Facturación, Cobros y Mensajería. Mientras que los procesos
conductores lo forman: el Departamento de Ventas, Cotizaciones,
planificación.
Mientras que las
actividades primarias la componen el Departamento de Artes,
Pre-Prensa, Producción y Control de Calidad.
Departamento de Artes
Desde sus inicios
LithoPress ha contado con un departamento propio de Artes, compuesto
por 3 diseñadores gráficos y un arte-finalista o negativador de
turno diurno y un diseñador gráfico y un arte-finalista o
negativador de turno nocturno.
El departamento trabaja
de forma directa con los Asistentes de Ventas y Vendedores y en muy
pocas ocasiones lo hace con el cliente directamente.
Para conocer con detalle
el trabajo realizado en este departamento se procedió a entrevistar
al Coordinador del área el Sr. Juan David Macario. La plaza de
coordinador fue creada en el año 2011 con el fin de ordenar y
sistematizar el proceso de desarrollo y elaboración de artes por
parte de los diseñadores graficos por lo que era preciso una persona
con el perfil del Sr. Macario quien ya habia trabajado directamente
con el Departamento de Producción como Asistente I por lo que su
conocimiento en los procesos productivos era esencial para organizar
el departamento de Artes.Sus conocimientos son empíricos obtenidos
de su experiencia de trabajo.
LithoPress actualmente
trabaja utilizando un sistema informático llamado Genereal Printing
Solution (GPS) y según indicó el Sr. Macario lo primero que se hizo
fue implementar un espacio dentro de este sistema al alcance de todo
el personal administrativo de la empresa, un espacio para el control
y rastreo de órdenes en tránsito por su departamento.
De la información que
traslada el Departamento de Ventas se crea un programa de trabajo
donde se asigna a cada diseñador una Orden de Trabajo (OT). Cada OT
debe contener un detalle de ventas de lo que necesita, un archivo de
referencia del trabajo anterior (si solamente son cambios) o una
muestra o arte digital si el trabajo es completamente nuevo. No se ha
determinado un tiempo máximo para la elaboración de cambios o artes
nuevos pero sí queda registrado en el sistema el día que todo fue
entregado a cada diseñador y el día que ésta fue devuelta a
ventas. Igualmente se continúa si el arte vuelve con cambios para
procesar nuevamente. Todas las órdenes cuentan con un listado de
chequeo que tiene que ser completado por eldiseñador a cargo donde
revisa uno a uno si realizó los pasos exigidos en cada trabajo.
Si el arte ha sido
satisfactorio es firmado de aprobado y regresa con el coordinador
donde éste crea un nuevo programa de trabajo esta vez para el
arte-finalista o negativador para que proceda a sacar Sherpa de color
para enviar a firmar de autorizado al cliente. Tampoco existe un
tiempo determinado para elaboración de sherpa pero si se guarda
registro en el sistema del tiempo que ésta permaneció en cola. Una
vez que esta vuelve aprobada sale del programa de Artes y se traslada
a un departamento diferente, Fotomecánica, donde se encargan de
revisar por tercera ocasión (la primera el vendedor, la segunda el
cliente) que arte, sherpa y negativos coincidan previo a quemar
placas para el proceso de impresión offset.
De todo lo anterior
existe un sistema de No Conformidades donde se registran todas las
desviaciones de calidad en cada proceso. No existe un Gerente o Jefe
de Ventas por lo que las desviaciones de los asistentes o vendedores
son registrados por el coordinador; al igual que las de los
diseñadores y el personal de fotomecánica.
Análisis FODA
Fortalezas
El equipo informático es
de alta tecnologia. Todas las máquinas son constamente evaluadas
para garantizar las condiciones de trabajo.
Se cuenta con respaldo de
asesoría y garantía tecnologica de parte del proveedor del
servicio.
GPS es una herramienta
vital que permite rastrear fácilmente la estación de trabajo actual
de una OT.
Se cuenta con un
departamento segmentando en dos turnos lo que permite la continuación
de trabajos urgentes y suplir emergencias internas a toda hora.
Debilidades
De la entrevista pude
inferir que todos los procedimientos fueron surgiendo durante la
práctica. El Sr. Macario no cuenta con formación académica
superior y esa pudiera ser una limitante para el perfil de su puesto
pues se requiere de mucha planificación y sistematización.
La empresa no cuenta con
un Departamento de Recursos Humanos y no se cuentan con manuales de
puesto. El puesto de trabajo del Sr. Macario no se encuentra en el
organigrama. Tampoco se cuenta con manuales de puesto para los
diseñadores gráficos ni arte-finalistas ni cuentan con Descripcion
de Funciones.
No se cuenta con
parámetros de tiempo para los diseñadores por lo que es muy
subjetivo plantear un tiempo de tránsito para las OT.
No se cuenta con
procedimientos escritos, no se tiene un Diagrama de Flujo del
proceso. No existen programas de capacitación ni de evaluación de
desempeño.
Oportunidades
Gracias al apoyo de parte
del proveedor de tecnologia se podría crear un programa de
capacitaciones constante que les permita estar a la vanguardia con
nuesvas técnicas y programas del medio.
El sistema de registro de
desviaciones permite sacar una estadistica de los problemas más
recurrentes y así realizar capacitaciones especificas que serán más
prácticas y ahorran tiempo.
La experiencia del Sr.
Macario es fundamental pues tiene una visión posterior de lo en que
se transformará el trabajo de artes una vez se encuentre en el
Departamento de Producción. Una buena asesoria que le ayude a
sistematizar mejor el departamento les significará eficiencia en su
proceso.
Amenazas
La percepción que se
tiene de los tiempos de proceso es muy subjetiva porque ésta es la
establece el vendedor en base a la presión de su cliente por no
contar con una bitácora de cuantas veces un arte fue o vino de
aprobación ya sea por responsabilidad del diseñador o bien del
cliente.
Encuestas
Para conocer las
impresiones tanto de clientes internos como externos usuarios del
servicio se realizó una pequeña encuesta de opinion donde se
realizaron preguntas de valoración así como preguntas de respuesta
sugerida.
Los resultados de la
encuesta a clientes INTERNOS (ventas, servicio al cliente) fueron los
siguientes:
- ¿Cómo calificaría el servicio del Departamento de Artes?
El 60% lo calificó de
Regular mientras que un 40% indicó que Necesita mejorar.
Es notable que la
atención del departamento a cumplido con lo mínimo requerido por lo
que no lo califican como un servicio malo pero si susceptible de
mejoras.
- ¿Cuál consideraría ud un problema del departamento de Arte?
El 60% respondió que la
burocracia que impera en el mismo mientras que un 40% respondió que
el personal.
Durante la entrevista se
estableció que existe una serie de formas que deben llenarse en cada
uno de los pasos que conlleva la elaboración de artes y que los
mismos fueron creados directamente por la Gerencia General con el fin
de asegurar no pasar por alto detalles que repercutan en errores de
producción. El otro indicativo del personal podría corresponder a
que la mitad del personal son diseñadores que recién graduados
fueron contratados por lo que no cuentan con mayor experiencia, fuera
de la adquirida aquí mismo, que pueda aportar a evitar o solucionar
problemas.
- ¿Qué cambiaría del sistema actual de trabajo?
El 80% respondió que
haría pequeños cambios de forma basicamente y un 20% dijo que
harían un cambio radical de ser posible. Los cambios son
superficiales principalmente lo que hace inferir que existe un buen
sistema de trabajo actualmente.
- ¿Cuál es un problema recurrente del departamento de Artes?
Los detalles finales como
la agrupación de elementos, las mordientes, áreas de reservado y
otros fueron los que ocuparon el mayor porcentaje de recurrencia con
un 60% mientras que los problemas de troquel y cambios solicitados y
no procesados arrojaron un 20% de incidencia cada uno.
Los resultados para la
encuesta de opinión solicitado a clientes externos (clientes de la
empresa) arrojó los siguientes resultados:
- ¿Cómo le ha parecido el servicio de nuestro departamento de Artes?
El 60% respondió que
Bueno mientras el 40% lo calificó de Excelente. El cliente tiene una
buena percepción del servicio y está satisfecho pero aún no todos
consideran que el mismo ha alcanzado la excelencia por lo que hay que
deducir los insatisfactores y solucionarlos.
- ¿Cómo le han parecido los tiempos para elaboración y/o cambios de arte?
El 70% de los encuestados
opinó que los tiempos promedio son buenos, un 20% los calificó de
regulares y un 10% de excelentes. Tomando en cuenta que la mayoria de
los clientes ha experimentado con otras litografías podríamos decir
que el que el mayor porcentaje corresponda a un promedio Bueno es
positivo principalmente porque ninguno respondió que se debía
mejorar en ese sentido.
- ¿Qué le han parecido los tiempos entre arte aprobado y sherpa?Los porcentajes de respuesta fueron similares a los de la pregunta anterior donde el porcentaje mayoritario se lo atribuyeron al calificativo: Bueno
Se cuenta con un proceso
bien diseñado, documentado y registrado en un sistema informático
que está al alcance de todo el personal de la empresa. El resultado
de la encuesta arroja que existen inconformidades por parte de los
usuarios internos pero esto seguramente se debe a que los otros
procesos son de reproducción pura, mientras que el de artes es uno
de mayor cuidado que necesita mayor tiempo y atención.
Lamentablemente no existe una medición de tiempo real ni parámetros
que indiquen cuanto es el tránsito mínimo y máximo de un trabajo
ni tampoco existe un costeo económico de lo que cuesta sostener
dicho procedimiento ya que una de las encuestas indicó que el mismo
es demasiado burocratico.
lunes, 4 de junio de 2012
domingo, 20 de mayo de 2012
Asi como una cadena se forma de varios eslabones así mismo la cadena productiva se conforma de un conjunto de eslabones que conforman un proceso económico que parte desde la materia prima hasta la entrega del producto terminado; abarca desde el proveedor hasta el cliente.
La empresa para la cual trabajo desde hace 12 años es una empresa industrial dedicada a la fabricación de material de empaque principalmente para la industria farmacéutica, cosmética y alimenticia. Nuestro objetivo es la satisfacción de nuestros clientes proveyéndolos de un empaque que reúna las características de presentación y calidad que la naturaleza de sus negocios les requiere.
Cómo se compone nuestra cadena de valor?
Contamos con procesos de apoyo como son Finanzas, Contabilidad, Logística, Facturación, Cobros y Mensajería
Nuestros procesos condúctuales lo conforman el departamento de Diseño Gráfico, Pre-Prensa, Control de Calidad
Y definitivamente nuestras actividades primarias la conforman el Departamento de Ventas y Planificación, la producción acompañado del departamento de aseguramiento de calidad en procesos y un destacado Departamento de Servicio al Cliente.
Litografías como la nuestra existen cientos en la ciudad capital de Guatemala, incluso con mejor y más moderno equipo y técnicas avanzadas pero considero que lo que nos ha hecho crecer y sobre todo mantenernos en este competitivo mercado es ofrecer a nuestros clientes no solo un proveedor de material de empaque sino un socio al que le interesa tanto como a él la calidad del empaque que contiene su producto y que sabe que ambos llegaran a un consumidor final que los evaluará como un todo y no de forma independiente. Además el contar con un departamento de servicio al cliente que, además de su vendedora, le garantiza que en la empresa siempre habrá una persona que le atienda, que satisfaga sus requerimientos, que atienda sus quejas y sobre todo que le de seguimiento a éstas y las resuelva.
La empresa para la cual trabajo desde hace 12 años es una empresa industrial dedicada a la fabricación de material de empaque principalmente para la industria farmacéutica, cosmética y alimenticia. Nuestro objetivo es la satisfacción de nuestros clientes proveyéndolos de un empaque que reúna las características de presentación y calidad que la naturaleza de sus negocios les requiere.
Cómo se compone nuestra cadena de valor?
Contamos con procesos de apoyo como son Finanzas, Contabilidad, Logística, Facturación, Cobros y Mensajería
Nuestros procesos condúctuales lo conforman el departamento de Diseño Gráfico, Pre-Prensa, Control de Calidad
Y definitivamente nuestras actividades primarias la conforman el Departamento de Ventas y Planificación, la producción acompañado del departamento de aseguramiento de calidad en procesos y un destacado Departamento de Servicio al Cliente.
Litografías como la nuestra existen cientos en la ciudad capital de Guatemala, incluso con mejor y más moderno equipo y técnicas avanzadas pero considero que lo que nos ha hecho crecer y sobre todo mantenernos en este competitivo mercado es ofrecer a nuestros clientes no solo un proveedor de material de empaque sino un socio al que le interesa tanto como a él la calidad del empaque que contiene su producto y que sabe que ambos llegaran a un consumidor final que los evaluará como un todo y no de forma independiente. Además el contar con un departamento de servicio al cliente que, además de su vendedora, le garantiza que en la empresa siempre habrá una persona que le atienda, que satisfaga sus requerimientos, que atienda sus quejas y sobre todo que le de seguimiento a éstas y las resuelva.
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